Informasi adalah sesuatu yang teramat
penting dan berharga dalam sebuah organisasi dewasa ini. Informasi yang
akurat dan cepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah
organisasi, maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang penting demi
kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisa perkembangan dari
pekerjaan itu sendiri. Itulah sebabnya muncul apa yang dikenal dengan
Sistim Informasi Manajemen.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang
mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus
tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan
informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta
pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan
ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan
Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM
menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk
mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan
manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai
prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya
dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang
kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.
Baskerville dan
Myers berargumentasi bahwa SIM sudah saatnya menjadi sebuah disiplin
ilmu secara mandiri. Davis menawarkan konsensus, bahwa setidaknya
terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang
SIM :
Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya.
Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya.
Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya.
Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.
Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan seterusnya.
Sebagai dasar pengetahuan, Informasi adalah kumpulan dari data-data
yang diolah sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan bermanfaat. Sedang
data adalah fakta-fakta, angka-angka atau statistik-statistik yang dari
padanya dapat menghasilkan kesimpulan. Kedepannya informasi -informasi
yang terkumpul dapat diolah menjadi sebuah pengetahuan baru.
DATA >> INFORMASI >> PENGETAHUAN
Sistim Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang dalam bidang
usaha saja, tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai
pendidikan, kedokteran, indistri, dan masih banyak lagi. Ini menandakan
bahwa Informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di berbagai bidang.
Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau
offline. Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi
Manajemen adalah aplikasi databese. sistem ini harus mampu mengolah data
yang dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang
dibutuhkan penggunanya. Sistim ini juga harus bisa membagi informasi
yang diproduksinya menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan
hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.
Pada sebuah
Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial,
yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran,
perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja,
pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan
operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan
sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti
memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.
Penentuan Tujuan dan Sasaran
Dapat
dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan
dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dalam rangka penentuan juga pencapaian tujuan tersebut maka dibutuhkan
informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran kasar atau global
tentang kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi, baik secara
internal organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana
organisasi bergerak. Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara
eksternal dapat mencakup bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial
budaya, serta arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara
internal informasi yang diperlukan adalah tentang produk yang akan
dihasilkan dikaitkan dengan kemampuan organisasi dalam penyediaan dan
penguasaan berbagai sarana, prasarana, dana dan sumber daya manusia.
Perumusan Strategi
Keseluruhan
upaya pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi memerlukan
strategi yang mantap dan jelas. Salah sat instrumen ilmiah yanng umum
digunakan dalam penentuan strategi organisasi ialah analisis SWOT, yaitu
Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities (Peluang),
dan Threats (Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar ampuh sebagai
instrumen pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi,
diperlukan informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta
ancaman yang mungkin dihadapi oleh organisasi tersebut.
Perencanaan
Strategi
yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran melalui
penelenggaraan fungsi perencanaan. Karena perencanaan merupakan salah
satu hal yang penting dalam organisasi, perlu diketahui secepat mungkin
berbagai resiko dan faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab kegagalan
pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi. Informasi-informasi yang
dibutuhkan dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H, yaitu what(apa),
when(kapan), where(di mana), who(siapa), why(mengapa), dan
how(bagaimana).
Penyusunan Program Kerja
Penyusunan
program kerja merupakan rincian sistematis dari rencana kerja jangka
waktu menengah. Keenam pertanyaan di atas harus terjawab dalam
penyusunan program kerja dimana ia harus bersifat kuantitatif,
menyatakan secara jela dan konkrit hasil yang diharapkan, standar
kinerja jelas, mutu hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan program
kerja disusun sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman
dalam penyelenggaraan kegiatan operasional.
Pengorganisasian
Organisasi
dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat secara formal
dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang
telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat menjadi wadah dimana
sekelompok orang bergabung dan menempati wilayah-wilayah tertentu untuk
melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Organisasi
dapat pula menjadi tempat berinteraksi antar anggota organisasi tersebut
maupun dengan anggota organisasi lainnya.
Tolok ukur
keberhasilan suatu organisasi tidak dilihat secara inkremental dari apa
yang dicapai oleh masing-masing satuan kerja melainkan dari sudut
pandang yang bersifat holistik dalam arti keberhasilan organisasi secara
keseluruhan.Penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawab fungsional
satuan kerja tertentu memerlukan interaksi, interdependensi dan
interrelasi dengan semua satuan kerja lainnya. Dan tentunya proses
seperti ini memerlukan suatu sistem informasi yang baik.
Penggerakan SDM
Penggerakan
Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang teramat penting dalam
manajemen sekaligus paling sulit.Penggerakan SDM yang tepat dan efektif
memerlukan informasi yang handal. Misalnya, informasi tentang
klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian dan analisis
pekerjaan,informasi tentang standar mutu yang diterapkan dalam
manajemen, dan berbagai informasi lainnya yang memungkinkan satuan kerja
yang mengelola SDM dalam organisasi menyelenggarakan berbagai fungsinya
dengan baik.
Penyelenggaraan Kegiatan Operasional
Penyelenggaraan
kegiatan operasional merupakan bagian yang sangat penting dari
keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes apakah sebuah
organisasi berjalan di atas “rel” yang benar atau tidak. Hal ini
dikarenakan manajemen bersifat situasional dimana penerapan
prinsip-prinsip manajemen harus diterapkan secara universal dengan
memperhitungkan faktor situasi, kondisi, ruang dan waktu.Manajemen juga
berorientasi pada hasil optimal dari segi produk, efisiensi dan
efektivitas kerja.Sehingga penyelenggaraan kegiatan operasional yang
baik dan tepat hanya akan terwujud bila didukung dengan berbagai
informasi yang tepat pula.
Pengawasan
Pengawasandiperlukan
atas pertimbangan bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional
memungkinkan terjadi kesalahan yang berarti dapat berakibat pada tidak
terwujudnya tingkat efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang
diharapkan. Oleh karena itu, kegiatan pengawasan jelas memerlukan
sekaligus menghasilkan informasi tentang penyelenggaraan berbagai
kegiatan operasionalyang sedang terjadi.
Penilaian
Seperti
halnya dalam pengawasan, informasi dalam proses penilaian juga sangat
dibutuhkan. Informasi ini dapat diperoleh melalau berbagai wawancara,
penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap mengetahui
pengetahuan mendalam tentang seluruh proses manajerial, dan
teknik-teknik lainnya yang dipandang perlu dan tepat digunakan.
Sistem Umpan Balik
Semua
informasi yang diperoleh—terutama dari hasil penilaian—diumpanbalikkan
kepada berbagai pihak yang berkaitan dengan manajerial organisasi,
termasuk kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para
pimpinan satuan usaha, dan lainnya. Hal ini penting dilakukan supaya
manajerial organisasi yang bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas,
efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal
organisasi dapat terwujud secara maksimal.
Penjelasan di atas
membuktikan bahwa informasi sangat dibutuhkan dalam pengembangan suatu
organisasi. Untuk membangun informasi yang handal dibutuhkan Sistem
Informasi Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan mengolah data serta
menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Tanpa dukungan
SIM yang tangguh, maka akan sulit organisasi yang baik akan terwujud,
karena SIM menolong lembaga-lembaga bidang apapun dalam mengintegrasikan
data, mempercepat dan mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan
kualitas informasi, mendorong terciptanya layanan-layanan baru,
meningkatkan kontrol, meng-otomatisasi-kan sebagian pekerjaan rutin,
menyederhanakan alur registrasi atau proses keuangan, dan lain
sebagainya.
